ORGANIZAR UM EVENTO DURANTE UMA PANDEMIA: Mais um caso de sucesso da SCAMBO

08/10/2020 - SCAMBO

Outro dia nos perguntaram “como vocês chegaram ao Logística do Futuro?”.

Começamos a resgatar essa história e decidimos dividi-la aqui com vocês. A ideia desse evento nasceu em outubro de 2019, depois de algumas conversas com o Marco Guapo, editor da Revista Mundo Logística. Até aquele momento, na SCAMBO, vínhamos fazendo curadoria de conteúdo em logística e mobilidade para eventos de vários tamanhos e perfis. Enquanto que o Marco, do lado da Mundo Logística, tinha interesse em retomar a construção de eventos. Disso tudo, percebemos que essa era uma excelente oportunidade de criarmos isso em conjunto.

Nós não tínhamos a menor ideia da proporção que esse bate-papo tomaria. Nosso único foco era construir, do zero, algo inédito e de altíssima qualidade. E, para nossa felicidade, esse sonho se tornou realidade em setembro de 2020, no cenário mais improvável possível.

Mas como esse sonho virou realidade?

Bastidores Logística do Futuro_SCAMBO

Como em todo evento complexo, eram muitos detalhes para definir. O primeiro passo foi estabelecer uma rotina semanal de trabalho para dar ritmo às conversas e às decisões. Precisávamos decidir o nome, data, tema, formato, modelo de rentabilização, local, fornecedores, público-alvo, convidados, agenda, dinâmica de palestras e debates, e muitas outras coisas . A primeira decisão, ainda em dezembro de 2019, foi a data do evento: 28 e 29 de abril de 2020! Mal sabíamos o que nos esperava.

Começamos 2020 com gás total, afinal de contas, abril estava logo ali. Já tínhamos tudo definido: local do evento presencial e agência de produção contratados, painelistas e palestrantes confirmados, patrocinadores e seus casos em fase final de ajustes, venda de ingressos em andamento, ações de divulgação em execução , até que…

…os primeiros casos de COVID-19 no Brasil começaram a aparecer no início de março. Com a iminente implementação da quarentena, não pensamos duas vezes, e decidimos postergar o evento.

Com o adiamento definido, uma nova dúvida começou a nos preocupar. Com um futuro aparentemente tão incerto naquele momento, qual seria a melhor data para nosso evento?  Depois de muitas conversas tensas, tomamos a decisão: ele aconteceria nos dias 09 e 10 de setembro de 2020. Cinco meses no futuro parecia uma eternidade naquele momento, mas acreditávamos que tudo já teria voltado ao normal até lá.

Mais uma vez, mal sabíamos o que nos esperava.

Com um olho no checklist do evento e outro no avanço da pandemia e das decisões das autoridades públicas, o “trabalho invisível” de uma boa organização começou com o replanejamento de todas as ações para a nova data. Lentamente, como toda a nossa sociedade, fomos tomando consciência de que a pandemia duraria muito mais tempo que o esperado / desejado. E, a cada dia, a possibilidade de realizar um evento presencial em setembro diminuía. Neste momento, eram constantes os questionamentos por parte de patrocinadores, palestrantes convidados e equipe de produção.

Em maio concluímos que não iríamos correr o risco de manter um evento presencial em setembro. Mais uma decisão era necessária: postergamos novamente ou migramos para o formato ‘online’?

Postergar novamente era a alternativa mais segura e, aparentemente, sem riscos. Migrar para um evento ‘online’ dava frio na barriga e, com certeza, envolveria muitos riscos. Depois de diversas conversas para avaliar as duas alternativas, nos deparamos com o divisor de águas: a correlação entre o maior risco e a principal oportunidade. O maior risco, ao decidir postergar, seria perdermos a força que já tínhamos conseguido para lançar essa nova marca no cenário de eventos de logística no Brasil. A principal oportunidade seria a de realizar o primeiro evento 100% ‘online’ com uma experiência completamente diferenciada do que se via até então. Assim, tomamos a decisão: seria 100% online e nas datas já definidas em setembro!

Reforçamos o nosso time com dois profissionais de peso: Eduardo Bonatto, produtor sênior de eventos e sócio da Fogo&Fuego, na produção e Fabio Alberici, sócio da Comunicare, na comunicação. Agora, era só “entregar”!

Depois de centenas de horas de trabalho, muito suor e (algumas) lágrimas entregamos um belo evento com:

  • 24 horas de conteúdo em 2 dias inteiros de programação;
  • 10 painéis e debates com 25 convidados, sendo 3 internacionais;
  • plataforma online que permitiu uma experiência superior de evento para 2.000 pessoas;
  • avaliação entre bom e excelente de 95% dos respondentes.

Este evento nos testou como gestores desde a concepção, lá em outubro de 2019, até a entrega, em setembro de 2020, já neste novo mundo. Podemos dizer que o grande “mínimo denominador comum” de todo este processo foi um conjunto de:

  • transparência nas relações;
  • planejamento detalhado com acompanhamento; e
  • excelência na execução.

Não é isso que sempre fazemos como executivos de logística, afinal?

Bastidores Logística do Futuro_SCAMBO com convidado      Bastidores Logística do Futuro_SCAMBO com convidada      Bastidores Logística do Futuro_SCAMBO com convidado 2

Outra coisa que também fazemos muito como executivos de logística é buscar sempre melhorar nossos resultados a partir dos aprendizados do passado. E, nesse caso, não está sendo diferente. Essa jornada para realizar o Logística do Futuro 2020 trouxe diversos aprendizados e desafios em todas as frentes de trabalho, desde coisas grandes, como a definição de temas a serem debatidos, até nos detalhes, como deixar um tempinho maior entre cada uma das palestras.

Recebemos todas as sugestões e críticas e já podemos dizer de antemão que tudo isso está sendo detalhadamente considerado na preparação do Logística do Futuro 2021. Sim, nosso próximo evento já começou e estamos bastante entusiasmados para contar como vai ser para vocês. Fiquem ligados nos nossos canais de comunicação e aguardem as próximas novidades!

Equipe SCAMBO

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